工作流程

1.科技查新工作流程图

 

2.工作流程

2.1查新委托
  (1)根据《科技查新站管理办法》和本规范的有关规定,查新委托人自我判断待查新项目是否属于查新范围。
  (2)查新委托人根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容,自主选择查新站。
  (3)向查新站提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。

2.2 查新受理与订立合同
  (1)根据《科技查新站管理办法》和本规范的有关规定,查新站判断待查新项目是否属于查新范围;判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。
  (2)确定查新员和审核员。
  (3)初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷;是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。
  (4)判断查新委托人提出的查新要求能否实现。
  (5)确认能否满足查新委托人的时间要求。
  (6)初步判别查新项目的新颖性。
  (7)若接受查新委托,查新站按照本规范的关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。

2.3 检索准备
  (1)查新员认真、仔细地分析查新项目的资料,查新委托人提出的查新点与查新要求;了解查新项目的科学技术特点。
  (2)在检索前,还要做好以下几项工作:
  ①明确检索目的;
  ②根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度,使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容;
  ③确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围;
  ④制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

2.4选择检索工具
  在分析检索项目的基础上,根据检索目的和客观条件,选择最能满足检索要求的检索工具。
  (1)手检时,根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则,选择检索工具书。
  (2)机检时,在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。

2.5 确定检索方法和途径
  (1)根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。
  (2)确定检索途径。
  ①在手检条件下,文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有:分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。
  ②在机检条件下,为了确定检索途径,先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表;指示主题性质的代码是标准的还是任选的;提问式如何填写;再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言,即主题词、分类词、关键词等。

2.6 查找
  (1)查找时,以机检为主、手检为辅。
  (2)除利用检索工具书和数据库外,必要时还需补充查找与查新项目内容相关的现刊,以防漏检。此外,还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。
  (3)在得出最终检索结果之前,有时会出现查到的文献极少甚至根本没有查到文献,或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整,以扩检或者缩检。

2.7 完成查新报告
  查新员按照下述步骤完成查新报告:
  (1)根据检索结果和阅读的需要,索取文献原文。
  (2)对索取得到的文献,根据查新项目的科学技术要点,分为密切相关文献和一般相关文献,并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较,确定查新项目的新颖性,草拟查新报告。
  (3)聘请查新咨询专家。 在必要时,根据查新项目的所属专业和科学技术特点,以及其他实际情况,选聘若干名同行专家担任查新咨询专家。
  (4)审核员根据本规范、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果,对查新程序和查新报告进行审核。
  (5)查新员填写查新报告。
  (6)查新员和审核员在查新报告上签字,加盖“科技查新专用章”。
  (7)查新报告由查新站按年度统一编号,并填写“查新完成日期”。
  (8)整理查新报告附件。 附件包括密切相关文献的原文的复印件、一般相关文献的文摘。 查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。

2.8 提交查新报告
  查新站按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。

2.9文件归档
  查新员按照档案管理部门的要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档;及时将查新报告登录到复旦大学图书馆查新工作数据库。

3.委托人的权利
  (1) 查新委托人可以拒绝支付查新合同上商定费用以外的其他一切费用或者有价之物。
  (2) 查新委托人有权向查新站推荐查新咨询专家,明示不宜作为查新咨询专家的个人名单或者作为专家来源的组织,供查新站在选择查新咨询专家时参考,但不得影响查新站选择查新咨询专家的自主权。
  (3) 对查新站不负责任、敷衍了事、丢失科学技术资料、泄露查新项目的科学技术秘密的行为等,查新委托人有权向各级科学技术行政部门反映。因查新站的过错造成损失的,查新委托人有权依法索取赔偿。

4.委托人的义务
  (1)查新委托人应当据实、完整地向查新站提供下列查新所必需的资料:
  ① 查新项目的科学技术资料;
  ② 技术性能指标数据;
  ③ 查新站认为查新所必需的其他资料。
  (2)查新委托人应当尽可能提供下列查新所需要的资料:
  ① 参考检索词,包括中英文对照的查新关键词(含规范词、同义词、缩写词、相关词)、分类号、专利号、化学物质登记号等。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择;
  ② 国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料;
  ③ 参考文献,列出与查新项目密切相关的国内外文献(含著者、题目、刊名、年、卷、期、页),以供查新员在检索时参考。
  (3) 查新委托人所提交的资料应当真实可靠,用词准确,能够满足完成查新事务的需要。

5.科技查新合同
  对于每一个查新项目,查新站与查新委托人应当依法订立并履行查新合同。

5.1基本原则订立和履行查新合同,作为一项法律行为,应当遵守以下基本原则:
  (1)遵守法律、法规;
  (2)自愿、平等、公平、诚实信用;
  (3)维护公共秩序、遵守社会公德;
  (4)有利于科学技术进步,促进科技成果转化;
  (5)受有关法律调整。

5.2 基本内容
  查新站接受查新委托时,应当与查新委托人就查新合同的内容进行约定。查新合同一般包括以下条款:
  (1)查新项目名称;
  (2)查新合同双方各自的基本情况;
  (3)查新目的;
  (4)查新点;
  (5)查新要求;
  (6)查新项目的科学技术要点,包括查新项目的主要科学技术特征、技术参数或者指标、应用范围等;
  (7)参考文献;
  (8)查新委托人提供的资料清单;
  (9)合同履行的期限、地点和方式;
  (10)保密责任;
  (11)查新报告的使用范围;
  (12)查新费用及其支付方式;
  (13)违约金或者损失赔偿的计算方法;
  (14)解决争议的方法;
  (15)名称和术语的解释。 查新委托人提交的查新项目资料,按照查新合同双方的约定可以作为查新合同的组成部分。

5.3 形式与要求
  (1)查新合同应当采用书面形式。根据《中华人民共和国合同法》第十一条,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
  (2)查新合同双方应当在查新合同上签字(盖章)。

6.查新检索过程与要求

6.1 分析待查项目,明确主题概念
  首先应分析待查项目的内容实质、所涉及的学科范围及其相互关系,明确要查证的文献内容、性质等,根据要查证的要点提出主题概念,明确哪些是主要概念,哪些是次要概念,并初步定出逻辑组配。

6.2 选择检索工具,确定检索策略
  选择检索工具一定要根据待查项目的内容、性质来确定,选择的检索工具要注意其所报道的学科专业范围、所包括的语种及其所收录的文献类型等,选择时,要以专业性检索工具为主,再通过综合型检索工具相配合。如果一种检索工具同时具有机读数据库和刊物两种形式,应以检索数据库为主。为了避免检索工具在编辑出版过程中的滞后性,还应该在必要时补查若干主要相关期刊的现刊,以防漏检。

6.3 确定检索途径和检索标识
  除主要利用主题检索途径外,还应充分利用分类及其他专业检索途径,避免漏检。

6.4 查找文献线索,获取全文
  查找到的相关文献,应尽量获取全文。

7.技查新事务检索范围

7.1 查新站受理查新事务专业范围
  可受理科技各学科的查新业务,侧重于生命科学、医学、信息科学与技术(包括计算机科学与技术,电子工程与技术等)、材料科学、数学、物理、化学等学科。

7.2 数据库选择范围
  查新可选的数据库分为两种:Dialog联机数据库、订购的光盘及网络数据库。根据查新项目的需要,尽量全面地选择相关数据库,如果有订购的光盘及网络数据库,可酌情考虑不使用联机数据库。应以专业数据库为主,综合性数据库为辅助。

8.查新报告
  查新报告是查新站用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述。查新站应当在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告。

8.1查新报告的基本内容
  (1)查新报告编号,查新项目名称,查新委托人名称,查新委托日期,查新站的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱,查新员和审核员姓名,查新完成日期。
  (2)查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。
  (3)查新委托人要求提供的其他内容。

8.2 基本要求
  (1)查新报告应当采用科学技术部规定的格式;内容符合查新合同的要求;提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
  (2)查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。
  (3)查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人偏见。
  (4)“文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。
  (5)“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。检索结果应当包括下列内容:
  ①对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述;
  ②依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出;
  ③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提),对于密切相关文献,可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。
  (6)查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。查新结论应当包括下列内容:
  ①相关文献检出情况;
  ②检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析;
  ③对查新项目新颖性的判断结论。
  (7)查新员应当根据查新项目的科学技术要点,将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。
  (8)检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件;一般相关文献的题目、出处及其文摘。
  (9)有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新站的科技查新专用章。

8.3 查新员、审核员声明
  查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。
  (1)报告中陈述的事实是真实和准确的。
  (2)我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核,并作出上述查新结论。
  (3)我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关,也与本报告的使用无关。

8.4 查新报告质量保证
  查新报告质量主要由对比分析质量、结论质量和表述质量反映。

8.4.1 对比分析质量
  (1) 对比分析针对性、可比性
  对比分析是指对查新点进行纵向或横向的定性、定量分析,必要时对核心内容进行列表对比。
  (2) 对比分析准确性
  对比分析的准确性是指对比分析所用资料来源引用准确,引用资料的数据准确。
  (3) 对比分析引用文献相关性
  对比分析引用文献相关性是指对比分析相关文献中相关度高的文献引用情况。要求对检出文献进行逐一的相关性对比判断。对于相关度高的文献,不能漏引。

8.4.2结论质量

8.4.2.1 结论的客观性、公正性、准确性
  客观性、公正性、准确性是结论质量中最重要的三个指标。查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,不得误导。报告结论应按文献关于事物的本来面目给出,不能掺杂查新人员个人的偏见;报告结论应当不含有任何个人的偏私;报告结论应完全符合实际。

8.4.2.2 结论的决策参考性
  查新工作不仅服务于科研人员、评审专家,也服务于科研管理部门,其服务对象对查新结论决策参考性的反馈意见,可在一定程度上反映查新质量。

8.4.2.3 报告结论的逻辑性
  结论逻辑性是指结论是否恰当,论据是否充分,报告是否具有条理性。结论的情报学评价应源于检出文献,经过分析、对比、综合、概括等逻辑思维过程得出,符合逻辑思维规律。

8.4.3 表述质量

8.4.3.1 报告文字的简洁性、正确性
  查新结论的措辞必须严谨、确切,文风朴实,言简意赅。
  查新报告应当采用描述性写法,使用规范化属于,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含义不清、模棱两可的词句;应当包含足够的信息,使得查新报告的使用者能够正确理解。

8.4.3.2 报告格式规范化
  报告应按照统一的格式,详细填写每一个款目。

8.5 归档
  查新报告完成后,应及时归档。
  项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

8.5.1 基本要求
  (1) 每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。
  (2) 查新项目档案按项目立卷保管。
  (3) 查新档案的保管须有固定场所,并由专人负责管理。
  (4) 查新项目档案一般保管五年,逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准,并建立销毁登记。
  (5) 应当使用计算机进行档案管理。
 

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